Términos y Condiciones Globales de los Servicios

1Objeto y alcance

Estos Términos aplican a todos los servicios que ofrece Mipymes Digital, directamente o a través de las marcas de su ecosistema (Aladino Marketing, Superkit Digital y Tu Tienda Online, entre otras), incluyendo, sin limitarse a:

1. Consultoría y estrategia de transformación digital.
2. Desarrollo de software, aplicaciones, sitios y plataformas web a la medida.
3. Arquitectura, diseño, desarrollo y gestión de comercio electrónico B2B y B2C.
4. Diagnóstico, implementación e integración de sistemas de gestión empresarial y comercial (ERP, CRM y otros).
5. Automatización de procesos de negocio (BPA), bots (RPA), agentes, asistentes y soluciones de inteligencia artificial.
6. Infraestructura cloud, hosting, dominios, correo corporativo, DevOps y continuidad operativa.
7. Business Intelligence (BI) y analítica de datos.
8. Diseño de experiencia digital (UX/UI).
9. Growth marketing, gestión de pauta digital, SEO, GEO, AEO, contenidos y generación de demanda.
10. Ciberseguridad y protección de datos.
11. Soluciones a la medida, proyectos especiales, soporte y mantenimiento.

2Definiciones

• Propuesta: cotización, propuesta comercial, orden de servicio o contrato que describe el alcance, el valor y las condiciones particulares de un servicio.
• Proyecto: servicio con un alcance y unos entregables definidos, que termina con su entrega.
• Servicio recurrente: servicio que se presta y factura de forma periódica (mensual, trimestral o anual), como la gestión de pauta, el soporte, el hosting o los planes de suscripción.
• Entregable: resultado concreto de un servicio: documentos, diseños, código, configuraciones, tableros, campañas o informes.
• Insumos: información, contenidos, accesos, aprobaciones y demás elementos que el Cliente debe entregar para que el servicio pueda ejecutarse.
• Terceros proveedores: plataformas y empresas ajenas a Mipymes Digital que intervienen en el servicio, por ejemplo proveedores de nube, plataformas de comercio electrónico, pasarelas de pago, plataformas publicitarias o proveedores de modelos de inteligencia artificial.

3Aceptación

El Cliente acepta estos Términos cuando realiza cualquiera de estas acciones:

• Aprueba una Propuesta por cualquier medio, incluidos el correo electrónico, WhatsApp o la firma.
• Realiza el primer pago.
• Solicita formalmente el inicio de un servicio.

Quien acepta en nombre de una empresa declara tener facultades suficientes para obligarla.

4Prelación de documentos

Si hay diferencias entre los documentos, se aplican en este orden:

1. El contrato firmado, si existe.
2. La Propuesta aceptada.
3. Los términos específicos de cada línea de servicio que Mipymes Digital publique, como los de desarrollo web.
4. Estos Términos.

Lo no previsto en los documentos particulares se rige por estos Términos.

5Diagnóstico y propuesta

Antes de proponer, Mipymes Digital analiza la necesidad del Cliente mediante una consultoría inicial o un diagnóstico. Con base en ello emite una Propuesta con el alcance, los entregables, los tiempos estimados, el valor y la forma de pago.

La Propuesta tiene la vigencia que en ella se indique. Vencida esa vigencia, los valores y condiciones pueden actualizarse.

6Modalidades de servicio

Los servicios pueden contratarse en estas modalidades, o en una combinación de ellas, según lo indique la Propuesta:

• Proyecto de alcance cerrado.
• Servicio recurrente por suscripción o mensualidad.
• Bolsa de horas o consultoría por tiempo.
• Alquiler o licenciamiento de plataformas y desarrollos de Mipymes Digital.

7Cambios de alcance

Cualquier funcionalidad, entregable o ajuste que no esté en la Propuesta se considera un cambio de alcance. Para atenderlo, Mipymes Digital presenta una cotización adicional y, si aplica, un ajuste del cronograma.

Los cambios de alcance se ejecutan solo después de ser aprobados y pagados por anticipado, salvo acuerdo distinto por escrito.

8Precios y moneda

Los precios se expresan en la moneda indicada en la Propuesta, sea pesos colombianos (COP) o dólares estadounidenses (USD).

Cuando un servicio se cotice en USD y se pague en COP, se usa la tasa de cambio indicada en la Propuesta o, en su defecto, la TRM vigente el día del pago.

Los costos bancarios, de pasarela o de transferencia internacional corren por cuenta de quien realiza el pago.

9Forma de pago

Salvo que la Propuesta disponga otra cosa, aplican estas reglas:

• Proyectos: 60 % del valor total al aceptar la Propuesta y 40 % contra entrega. Los proyectos de mayor duración pueden pactarse por hitos.
• Servicios recurrentes: se pagan por anticipado al inicio de cada periodo.
• Bolsas de horas: se pagan antes de su consumo.

10Impuestos, retenciones y deducciones

El valor indicado en la Propuesta corresponde al total que el Cliente debe pagar. Mipymes Digital no asume impuestos, retenciones ni otras deducciones derivadas de la operación del Cliente, salvo que la Propuesta indique expresamente lo contrario.

Si una norma obliga al Cliente a practicar una retención, el valor debe ajustarse para que Mipymes Digital reciba el monto neto acordado.

11Pagos definitivos y pagos por error

Los pagos realizados por servicios contratados con conocimiento de su alcance no son reembolsables.

Si una persona realiza un pago por error, sin haber recibido asesoría ni haber aceptado una Propuesta, podrá solicitar su devolución. El reembolso se hará dentro de los 30 días hábiles siguientes a la solicitud, descontando un 10 % por costos administrativos y financieros.

12Mora y suspensión

Si el Cliente no paga en la fecha acordada, Mipymes Digital puede suspender temporalmente los servicios, previo aviso por los canales de contacto registrados, hasta que se ponga al día.

La reactivación puede tener un costo, según el servicio y lo indicado en la Propuesta. Mipymes Digital no responde por los perjuicios derivados de una suspensión por falta de pago.

13Pagos a terceros y presupuesto de pauta

Salvo que la Propuesta los incluya expresamente, el Cliente paga directamente a los terceros los siguientes costos:

• El presupuesto de inversión publicitaria en Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads u otras plataformas.
• Licencias de software y suscripciones a plataformas.
• Comisiones de pasarelas de pago y comisiones de las plataformas de comercio electrónico.
• Costos de consumo en la nube y en APIs.
• Planes de plataformas como Shopify o Tiendanube.

El valor de gestión que cobra Mipymes Digital es independiente de esos costos.

14Inicio del servicio

El servicio inicia formalmente con el primer pago y la entrega de los insumos necesarios. Los proyectos se programan según el orden de inicio.

Si el Cliente suspende su participación y la retoma tiempo después, el proyecto vuelve a la programación disponible en ese momento, sin conservar su prioridad original.

15Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

1. Entregar información veraz, completa y oportuna.
2. Suministrar contenidos, accesos y credenciales necesarios por canales seguros.
3. Designar un interlocutor con capacidad de decisión.
4. Revisar y aprobar los entregables dentro de los plazos acordados.
5. Garantizar que tiene los derechos sobre los textos, imágenes, marcas, datos y demás material que entrega.
6. Cumplir la normatividad aplicable a su actividad.

El Cliente es el único responsable por el contenido y la información que suministra.

16Plazos

Los plazos de la Propuesta son estimados. Se cuentan en días hábiles desde la fecha en que el Cliente entrega la totalidad de los insumos requeridos. En proyectos de desarrollo web, el plazo base es de 30 días hábiles.

Los plazos no incluyen las demoras atribuibles al Cliente o a terceros proveedores, ni los cambios de alcance o los eventos de fuerza mayor.

17Inactividad del Cliente

Si el Cliente no entrega los insumos necesarios dentro de los 30 días calendario siguientes al inicio, o deja de responder durante ese mismo término, Mipymes Digital podrá tomar alguna de estas medidas:

• Entregar el proyecto con la información disponible, o con contenido genérico cuando aplique.
• Dar por terminado el proyecto y facturar el saldo pendiente.
• Suspenderlo hasta que el Cliente se reactive. En este caso, la reactivación puede generar un costo adicional.

18Seguimiento y canales oficiales

Cada servicio cuenta con un responsable de cuenta y, cuando aplique, con un medio de seguimiento del avance.

Las cotizaciones, comprobantes de pago, facturas y demás documentos financieros deben enviarse únicamente al asesor asignado o a los canales oficiales de Mipymes Digital, nunca a grupos ni a otros colaboradores. Así se protege la información sensible de ambas partes.

Las solicitudes de soporte se gestionan por el Centro Global de Asistencia & Soporte, según los tiempos del Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA).

19Revisiones y ajustes

Cada entregable incluye hasta tres rondas de ajustes sobre un mismo elemento acordado, salvo que la Propuesta indique otro número.

Las solicitudes adicionales sobre ese mismo elemento, o los cambios que modifiquen lo ya aprobado, se cotizan por separado.

20Entrega y aceptación

Un entregable se considera recibido cuando se publica, se pone en producción o se entrega por los canales acordados.

El Cliente tiene cinco días hábiles para formular observaciones sobre aspectos incluidos en el alcance. Si no las presenta en ese término, o si usa el entregable en su operación, el entregable se entiende aceptado.

21Consultoría, estrategia y diagnóstico

Los servicios de consultoría son obligaciones de medio: Mipymes Digital aporta su conocimiento y metodología con diligencia profesional. Las decisiones de implementación y sus resultados son responsabilidad del Cliente.

Los diagnósticos se basan en la información que el Cliente suministra.

22Software, aplicaciones y plataformas

Los desarrollos se ejecutan según los requerimientos aprobados. Mipymes Digital corregirá sin costo los errores atribuibles a su trabajo que se reporten durante el periodo de garantía de la Propuesta.

No se consideran errores, y se cotizan aparte, los siguientes casos:

• Fallas causadas por modificaciones de terceros.
• Cambios en plataformas o APIs externas.
• Uso indebido de la solución.
• Nuevas funcionalidades.

23Comercio electrónico

Las tiendas en línea se construyen sobre plataformas de terceros, como Shopify, Adobe Commerce, VTEX, WooCommerce o Tiendanube, o sobre desarrollos propios.

El uso de estas plataformas, sus planes, comisiones y políticas se rige por los términos de cada proveedor, que el Cliente debe aceptar directamente.

El Cliente es responsable de su catálogo, sus precios, inventarios, despachos, garantías y relación con el consumidor final, conforme a la normatividad de protección al consumidor y de comercio electrónico aplicable.

24Sistemas de gestión e integraciones

Las implementaciones e integraciones de sistemas como ERP, CRM, facturación electrónica o inventarios dependen de las capacidades, licencias y APIs de cada fabricante.

Si un tercero cambia, limita o descontinúa una funcionalidad, el ajuste de la integración se cotiza como un nuevo requerimiento.

La migración de datos se realiza sobre la información que el Cliente entrega. El Cliente es responsable de su calidad y de conservar respaldos propios.

25Automatización de procesos (BPA, RPA) e inteligencia artificial

Las soluciones de inteligencia artificial generan resultados probabilísticos que pueden contener imprecisiones. Por eso, el Cliente se compromete a:

• Mantener supervisión humana sobre las decisiones críticas.
• Validar los contenidos generados antes de usarlos.
• Usar estas herramientas conforme a la ley y a las políticas de los proveedores de modelos.

No se cargarán datos personales sensibles ni información confidencial en sistemas de IA sin una base legal y sin las medidas de seguridad acordadas. Los costos de consumo de los modelos y plataformas se rigen por la cláusula 13.

26Cloud, hosting, dominios y correo

La disponibilidad de la infraestructura depende de los proveedores de nube. Mipymes Digital aplica buenas prácticas de monitoreo, respaldo y seguridad, pero no puede garantizar una disponibilidad ininterrumpida.

El hosting, los dominios, los certificados SSL, el correo corporativo y el mantenimiento básico se renuevan periódicamente según la cláusula 41. Sus precios pueden variar por cambios de los proveedores o por fluctuaciones de la tasa de cambio.

Los servicios contratados con otros proveedores no generan descuentos sobre los planes de Mipymes Digital. La instalación en servidores de terceros puede tener un costo adicional.

27Business Intelligence (BI) y analítica

Los tableros e indicadores reflejan la información de las fuentes conectadas. Mipymes Digital no responde por errores derivados de datos incompletos o incorrectos en los sistemas de origen del Cliente.

Las decisiones que se tomen con base en los análisis son responsabilidad del Cliente.

28Diseño UX/UI y piezas gráficas

Los entregables de diseño incluyen las piezas y formatos definidos en la Propuesta.

Los recursos gráficos adicionales pueden provenir del Cliente, de bancos de licencia libre o de Mipymes Digital. En este último caso se cotizan y pagan por anticipado.

29Growth marketing y pauta digital

Las estrategias de marketing, pauta, SEO, GEO y AEO son obligaciones de medio. Mipymes Digital no garantiza un número específico de ventas, leads, posiciones ni retornos, porque estos dependen de factores externos como la competencia, el mercado, los algoritmos y la oferta del Cliente.

Las campañas están sujetas a las políticas de cada plataforma publicitaria, que pueden rechazar anuncios o restringir cuentas.

Las cuentas publicitarias y de analítica deben estar a nombre del Cliente o compartidas con él.

30Ciberseguridad

Las auditorías, pruebas y análisis de vulnerabilidades se realizan solo sobre los activos que el Cliente autorice expresamente y por escrito.

Las medidas de seguridad reducen los riesgos, pero ningún sistema es invulnerable. Mipymes Digital no garantiza la ausencia total de incidentes. El Cliente debe implementar las recomendaciones entregadas y mantener sus sistemas actualizados.

31Soluciones a la medida y soporte

El alcance de los proyectos especiales se define en un documento de requerimientos aprobado por ambas partes.

El soporte técnico cubre la atención de fallas en lo entregado. No incluye la creación de nuevas secciones, cuentas, funcionalidades ni contenidos, que se cotizan por separado.

32Propiedad intelectual

Una vez pagado el valor total, los entregables desarrollados específicamente para el Cliente le pertenecen. Esto incluye los derechos patrimoniales que la ley permita transferir.

Esa transferencia no incluye los siguientes elementos:

1. Herramientas, metodologías, librerías, plantillas y componentes preexistentes o genéricos de Mipymes Digital. Sobre ellos el Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva y suficiente para operar la solución.
2. Software de código abierto y productos de terceros, que se rigen por sus propias licencias.
3. Soluciones contratadas en modalidad de alquiler, suscripción o licenciamiento, cuya titularidad permanece en Mipymes Digital mientras dure el servicio, según lo indique la Propuesta.

Los derechos morales de autor se respetan conforme a la ley.

33Referencias comerciales

Mipymes Digital podrá mencionar al Cliente y mostrar de forma general los trabajos realizados como parte de su portafolio, sin revelar información confidencial. El Cliente puede oponerse a ello en cualquier momento mediante solicitud escrita.

34Confidencialidad

Las partes mantendrán reservada la información técnica, comercial, financiera y estratégica que conozcan con ocasión del servicio. Solo la usarán para cumplir el objeto contratado.

Esta obligación se mantiene durante la relación y por dos años después de su terminación. No aplica a la información que sea pública o que deba revelarse por orden de autoridad competente.

Las partes pueden firmar acuerdos de confidencialidad específicos.

35Protección de datos personales

Mipymes Digital trata los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Cuando, para prestar el servicio, Mipymes Digital acceda a bases de datos del Cliente, actuará como encargado del tratamiento. En ese caso:

• Seguirá las instrucciones del Cliente, que conserva la calidad de responsable.
• Aplicará medidas de seguridad razonables.
• No usará los datos para fines propios.

El Cliente garantiza que cuenta con las autorizaciones de los titulares. Si el Cliente opera en otras jurisdicciones, por ejemplo bajo el RGPD en la Unión Europea, las partes acordarán las condiciones adicionales que se requieran.

36Accesos y credenciales

El Cliente puede solicitar las credenciales de sus plataformas en cualquier momento. Una vez entregadas, Mipymes Digital no responde por los daños, configuraciones o pérdidas que causen el Cliente o terceros con esos accesos.

La reparación de esos daños se cotiza por separado. El Cliente debe custodiar sus credenciales y comunicar de inmediato cualquier uso no autorizado.

37Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Mipymes Digital no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni pérdida de datos que no se deban a su culpa grave o dolo.

En todo caso, su responsabilidad total por un servicio no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente por ese servicio durante los tres meses anteriores al hecho que la origine.

38Servicios de terceros

Mipymes Digital no controla ni responde por las fallas, cambios de precio, suspensiones de cuenta, cambios de políticas o interrupciones de los terceros proveedores.

Cuando ocurra una situación de este tipo, Mipymes Digital acompañará al Cliente en su gestión dentro del alcance contratado.

39Fuerza mayor y caso fortuito

Ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles, por ejemplo desastres naturales, fallas generalizadas de internet o energía, ataques informáticos masivos o decisiones de autoridad.

Mientras dure la situación, los plazos se suspenden.

40Duración y terminación

Los proyectos terminan con su entrega. Los servicios recurrentes se mantienen vigentes mientras se paguen y respetan la permanencia mínima que indique la Propuesta.

Cualquiera de las partes puede terminar un servicio recurrente con un preaviso escrito de 30 días calendario. Los valores causados hasta la fecha efectiva de terminación deben pagarse.

Mipymes Digital puede terminar la relación de forma anticipada si el Cliente incumple estos Términos o usa los servicios con fines ilícitos.

41Renovaciones, recordatorios y respaldos

Los servicios periódicos, como hosting, dominios, certificados, correo, licencias y planes, se renuevan en la fecha de aniversario del contrato.

Mipymes Digital envía recordatorios por correo, WhatsApp u otros medios, y el Cliente se compromete a atenderlos. Si no se paga a tiempo, el servicio puede suspenderse y los dominios pueden quedar disponibles para terceros.

El Cliente puede solicitar una copia de respaldo de su sitio o sus datos dentro de los 30 días siguientes al vencimiento. Esto no aplica a los servicios intransferibles por naturaleza.

42Clientes sin respuesta

Si el Cliente recibe los recordatorios y no responde dentro de los plazos de renovación, Mipymes Digital entenderá que decidió no continuar. Vencidos esos plazos, el Cliente pierde el derecho a reclamar respaldos o servicios vencidos.

Además, Mipymes Digital podrá cesar las comunicaciones comerciales con ese Cliente.

43Modificaciones

Mipymes Digital puede actualizar estos Términos en cualquier momento. La versión vigente es la publicada en esta página, con su fecha de actualización.

Los cambios no afectan las Propuestas ya aceptadas, salvo acuerdo entre las partes.

44Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia mediante arreglo directo durante 30 días calendario.

Si no llegan a un acuerdo en ese plazo, la controversia se someterá a los jueces competentes de Medellín, Colombia. Las comunicaciones por correo electrónico, WhatsApp y demás canales digitales podrán presentarse como prueba.

45Integridad y divisibilidad

Si alguna disposición de estos Términos resulta inválida, las demás conservan plena validez.

Que una parte no exija el cumplimiento de una disposición no significa que renuncie a ella.